Inköp & Upphandling

I Garp affärssystem hanteras de löpande inköpen till företaget med en effektiv leveransbevakning. Inköpsorder är kopplad till Garps lagersystem, leverantörsreskontra och historikregister. Inköpsförslag kan genereras via nettobehovsberäkning, behov av material till tillverknings- och kundorder minus redan beställt material. Inköpsorder kan också skapas automatiskt vid registrering av kundorder.

Information samlad på ett ställe

I stort sett all information som rör dina leverantörer finns på ett och samma formulär under olika flikar. Olika flikar gör det lätt att hitta. Förutom grunduppgifter om leverantörerna, såsom adresser, vilkor etc, ser du även tidigare lagda order, vilka inleveranser som gjorts samt eventuella skulder du har till leverantören. De flesta frågor som rör dina inköp kan du finna svar på genom att gå vägen om leverantörsformuläret.

Leverantörskontakt, ärendehantering och kalender

Med Garps inköpsstöd kan leverantörsregistret kompletteras med ett flertal användbara uppgifter. Inköpsstödet ger möjlighet att registrera flera kontaktpersoner hos leverantören samt att lägga upp ärenden och aktiviteter med koppling till kalenderfunktion. Dessutom kan dokument av olika slag, t ex mötesprotokoll, länkas till en speciell kontaktperson eller ärende. 

Leverantörsbedömning

Med leverantörsbedömning har du ett användbart verktyg bl a vad gäller uppföljning av leverantörernas leveranstider. Garp räknar fram huruvida tiderna hålls och du betygsätter leverantörerna därefter. Leverantörsbedömningen ger företaget möjlighet att koppla in vilken bedömningsgrund som ska tillämpas för varje leverantör. Den är beroende av vilken typ av varor och tjänster som leverantören tillhandahåller. Leverantören bedöms med jämna mellanrum och protokoll eller andra dokument sparas efter varje bedömning som gjorts, samtidigt noteras när nästa bedömning ska genomföras. Intern uppföljning sker dessutom av leveranstider och produktkvaliteter. Leverantörsbedömning är särskilt lämpad för företag med högt ställda kvalitetsnormer och som vill ha en bra struktur på uppföljning av produkter och leverantörer.

Inleverera från samma formulär

När du får dina varor kan inleveranser registreras direkt i inköpsorderformuläret, på en speciell flik för inleveranser. Motsvarande går naturligtvis även att göra i formuläret för lager. Här kan du alltså själv välja arbetssätt. Behöver du placera varor i kontrollager finns i Garp stöd även för detta. I och med att Garp är ett integrerat system innehållande flera delar kan du vid registrering av leverantörsfakturor knyta både inköpsordernummer och inleveransnummer till fakturan. På så vis får du mycket god spårbarhet till varifrån kostnaderna härrör samt en viktig pris- och antalskontroll av alla inköp.

Skicka beställning via e-post

För att effektivisera arbetet ytterligare kan beställningar skickas med e-post direkt från inköpsorderformuläret. Garp skapar automatiskt en pdf-fil av ordern och bifogar denna till ett mail. Du kan lägga upp e-postadresser till ett valfritt antal kontaktpersoner hos leverantören och dessa kan sedan ges som förslag då ordern ska skickas. Du sparar tid och leverantören kan snabbt ta sig an din beställning eller förfrågan.