Integritetspolicy

Jeeves Information Systems AB, ett företag bildat i Sverige, och dess dotterbolag globalt (nedan ”Forterro”, "vi", "oss" eller ”Forterro-koncernen”) respekterar integriteten hos sina kunder, leverantörer, affärspartner, entreprenörer och andra tredje parter (”du” eller ”din”) som Forterro interagerar med i den dagliga verksamheten och i samband med affärer. Den Forterro-entitet som du har affärsrelationer med är Personuppgiftsansvarig.

Dessa relationer kan vara befintliga, tidigare eller potentiella relationer. Personuppgifterna härrör till stor del från befintliga affärsrelationer, beställningar och licensförfrågningar, avtalsförfrågningar, diskussioner och förhandlingar, e-post och meddelanden som skickas till oss via webbplatsen, personliga interaktioner på mässor och konferenser, direkta personliga referenser och andra situationer där dina uppgifter lämnas till oss.

Denna sida beskriver de personuppgifter som Forterro-koncernen samlar in och hanterar i och på sina system, plattformar, nätverk, sin programvara, hårdvara och infrastruktur, samt alla tredjepartssystem och/eller tjänster som är integrerade i och/eller utnyttjas av ett Forterro-företag för behandling av personuppgifter. Den beskriver också vilka säkerhetsåtgärder vi vidtar för att skydda dina personuppgifter.

Vi kan ändra eller uppdatera denna policy vid olika tillfällen för att uppdatera våra processer eller följa ändringar i relevant lag. Vi rekommenderar att du besöker denna sida regelbundet för att hålla dig uppdaterad om hur dina personuppgifter behandlas.

Senaste uppdatering: 2021-09-30

Vilken typ av personuppgifter samlar Forterros företag in? 

Vi samlar in och använder kontaktinformation som du valt att ge oss när du till exempel laddar ner dokument, anmäler dig till evenemang eller kontaktar säljare eller kundsupport. Vi kan komma att be dig att ange namn, roll, företag, telefonnummer och e-postadress. I vissa fall, till exempel vid anmälan till ett evenemang, kan vi komma att be om ytterligare information, till exempel titel och, om relevant, särskilda kostbehov. När vi ber om personuppgifter är vårt främsta syfte att förbättra och anpassa din upplevelse med Forterro och våra lösningar. 

Vi kan också komma att samla in information om dig som vi får från andra källor, till exempel externa partners och andra tredje parter. Informationen som samlas in från andra källor samlas in med ditt samtycke eller ett berättigat affärsintresse från vår sida.

Forterro kontrollerar inte innehållet som du eventuellt publicerar på communityforum eller sociala nätverk för Forterro-företag. I vissa fall kan sådant innehåll göras tillgängligt offentligt på Internet. Till exempel prenumererar våra företag på tjänster som LinkedIn erbjuder för att rekrytera anställda, samt för att lära sig mer om personer som kan ha ett legitimt intresse för dem och deras lösningar. Dessa tjänster är tillgängliga för oss baserat på ditt samtycke och deltagande på LinkedIn, samt beroende hur du har valt att konfigurera din personliga profil. Du bör noga överväga om du vill skicka personlig information till forum eller sociala nätverk, samt om du vill göra din profil tillgänglig för andra användare eller ej. 

Observera att listan över insamlade personuppgifterna ovan inte är uttömmande och att Forterros företag också kan samla in och behandla personuppgifter i den utsträckning det är användbart eller nödvändigt för tillhandahållandet av våra tjänster. 

Varför samlar Forterros företag in och använder dina personuppgifter? 

Kundtjänst: Kundtjänst samlar in och behandlar information om dig så att vi kan återkoppla till dig effektivt och i tid när du kontaktar oss angående en incident eller ett ärende. 

Marknadsföring: Vårt marknadsföringsteam behandlar personuppgifter i begränsad omfattning för att säkerställa att det marknadsförings- och utbildningsinnehåll som tillhandahålls för dig (t.ex. e-postmeddelanden, nyhetsbrev, webbseminarier) är relevant.  Dessutom kan vi använda sådan information för att genomföra kundnöjdhetsundersökningar eller samla in kundutlåtanden, kommentarer eller recensioner.  Om vi inte uttryckligen begär ditt samtycke till att behandla dina personuppgifter förlitar vi oss på Forterros och ditt företags berättigade intresse av att skicka relevant marknadsföringskommunikation till dig.  Du kan välja bort behandling av personuppgifter i direktmarknadsföringssyfte genom att klicka på länken ”avsluta prenumeration” som finns i alla marknadsföringsmeddelanden som skickas till dig. Du har också rätt att när som helst invända mot behandlingen genom att kontakta privacy@forterro.com. Om du återkallar ditt samtycke eller avregistrerar dig (beroende på vad som är tillämpligt) kommer vi att lagra vissa personuppgifter (endast i den utsträckning det är absolut nödvändigt) på vår ”kontakta inte”-lista.

Försäljning: Genom att anpassa personuppgifter efter individuella mål och behov kan vårt säljteam erbjuda ditt företag bästa möjliga lösningar. Försäljning innehar och hanterar personuppgifter för kontakter kopplade till kundkonton i syfte att vårda kundrelationen. Om du ännu inte är kund men vi ser en potentiell framtida relation kan vårt säljteam komma att kontakta dig. Under den första kontakten med vårt säljteam har du rätt att begära att bli borttagen ur våra register. Säg bara till vårt team om du vill bli borttagen så kommer de att behandla din begäran omedelbart. 

Professionella tjänster: Om du är kund kan våra rådgivare behandla dina uppgifter för att fullgöra sina uppgifter som en del av ditt Serviceavtal. 

Personal: Om du har sökt jobb på något av våra företag eller har registrerat dina uppgifter på karriärsidan för en potentiell framtida jobbmöjlighet ber vi dig att läsa varje företags separata integritetspolicy för rekrytering.

Juridik/finans:  Om du ingår eller har ingått ett avtal med oss kommer vi att behandla kontaktinformation för att förhandla, utarbeta och ingå ett avtal med dig och för den löpande hanteringen av de rättsliga och finansiella skyldigheterna kopplade till ett sådant avtal.  Dessutom kan vi använda sådan information för att söka finansiell, skatterättslig eller juridisk rådgivning, om det behövs.

När vi behandlar dina personuppgifter gör vi det på någon av följande rättsliga grunder:

  • Fullgörande av ett avtal: Användningen av dina personuppgifter kan vara nödvändig för att fullgöra ett avtal som du har ingått med ett av våra företag, till exempel gällande din potentiella anställning.
  • Samtycke: Vi kan, med ditt samtycke, behandla dina personuppgifter i specifikt uttryckta syften. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke givet att vi inte har några rättsliga skyldigheter att fortsätta behandla uppgifterna.
  • Rättslig skyldighet: I vissa fall kan vi behöva behandla dina uppgifter för att hantera och lösa rättsliga tvister, för utredningar och efterlevnad, eller vid lagliga begäranden från brottsbekämpande myndigheter eller andra officiella myndigheter. 
  • Legitima affärsintressen:  Vi kan, då vi redan innehar dina personuppgifter och det finns en befintlig eller potentiell relation mellan Forterro och ditt företag, behandla dina personuppgifter i Forterros och ditt företags legitima intresse.  Detta kan bero på att du redan har angett ett intresse av att få information om befintliga eller nya produkter/tjänster, eller att vi är skyldiga att uppfylla våra avtalsförpliktelser gentemot ditt företag, t.ex. vid tillhandahållande av support eller tjänster.

Hur delar vi din information med tredje part? 

Under vissa omständigheter kommer vi att dela dina personuppgifter inom Forterro-koncernen, om det behövs för att utveckla eller förbättra produkter och tjänster, eller för att tillhandahålla tjänster och uppfylla våra avtalsförpliktelser. Vi kan också dela dina personuppgifter med tredje part för ett specifikt ändamål eller för att utföra en specifik uppgift för vår räkning.  Detta kan inkludera att använda din information för marknadsföring och marknadsundersökningar om vi tror att en av våra eller våra tredjepartspartners produkter, tjänster eller erbjudanden kan intressera dig. När Forterro delar dina personuppgifter med tredje part säkerställer vi att relevanta avtal finns på plats enligt tillämplig dataskyddslagstiftning och att endast sådana personuppgifter delas som är nödvändiga för att Forterro ska kunna använda eller tillhandahålla relevanta tjänster, beroende på vad som är tillämpligt, eller med ditt samtycke där det uttryckligen krävs. Forterro säljer inte dina personuppgifter.

Våra dotterbolag i Indien och USA (om tillämpligt på din produkt eller tjänst) har tillgång till skrivskyddade personuppgifter som krävs för att avsluta supportärenden. I enlighet med våra standardavtal för support och underhåll varken lagrar, hanterar eller tar vi bort några personuppgifter i Indien. Vi kan behöva ladda ner en kunds databas om vi behöver utföra omfattande tester. Nedladdning av en kunddatabas sker endast när vi har uttryckligt godkännande från en kund. I dessa fall lagrar, hanterar, delar eller tar vi inte bort några personuppgifter som finns i databasen efter att ärendet har avslutats.

Eftersom vi har integrerat våra produkter med andra system arbetar vi med tredjepartspartners för att tillhandahålla bästa möjliga produkt för våra kunder. I vissa fall kan vi behöva förse våra tredjepartspartners med dina personuppgifter för att de ska kunna kontakta dig angående användning och integration av deras produkt. Vi kommer alltid att be om ditt tillstånd innan vi gör det.

När vi arrangerar externa aktiviteter, till exempel evenemang, kan vi behöva dela din information med externa parter, till exempel evenemangskoordinatorer och anläggningsägare. I dessa fall kommer vi endast att tillhandahålla sådan information som anses nödvändig för att ge dig den bästa upplevelsen under ditt möte med oss. All känslig information som du tillhandahåller, såsom allergier eller annan hälsorelaterad information, kommer endast att delas i enlighet med lokala lagar.

Vi kan genomföra kundnöjdhets- eller engagemangsundersökningar, recensioner eller feedbacksessioner för att förbättra våra produkter eller tjänster eller som stöd för strategiska mål.  Vi kan göra detta själva eller genom en tredje part, och vi gör det baserat på våra legitima affärsintressen.

Vi publicerar ofta bilder och videor av våra kunder (vanligtvis antingen i deras lokaler, på våra kontor eller på ett evenemang). Alla personuppgifter, inklusive bilder, som används i marknadsförings- eller utbildningssyfte regleras av vårt mediepubliceringsavtal, som när som helst kan återkallas av en individ genom att kontakta marknadsföringsavdelningen.

Vi använder rekryteringsföretag i processen för att hitta nya kollegor. Läs våra separata integritetspolicyer för rekrytering om du vill veta mer.

Vi använder tredjepartssystemleverantörer (t.ex. marknadsföringsautomationssystem, CRM-system, PSA-system, webbplatsspårningssystem etc.) för att behandla data om våra kunder eller framtida potentiella kunder. Tredjepartsleverantörer av system är bundna av sekretessklausuler och relevanta databehandlingsavtal och får inte behandla dina personuppgifter för andra ändamål än de som specificeras av något av våra företag. Alla personuppgifter som lagras och hanteras i dessa system är krypterade och säkra. Alla system är GDPR-kompatibla och vi har processer för att hantera borttagning av personuppgifter på begäran, samt för permanent borttagning av personuppgifter som inte längre används.

Vi lämnar ut personuppgifter till brottsbekämpande myndigheter i den mån det krävs enligt lag eller är absolut nödvändigt för att förebygga, upptäcka eller lagföra brottsliga handlingar och bedrägerier eller om vi på annat sätt är juridiskt skyldiga att göra det. Vi kan behöva lämna ut ytterligare personuppgifter till behöriga myndigheter för att skydda och försvara våra eller våra affärspartners rättigheter eller egendom.

När tredje part får tillgång till personuppgifter kommer vi att vidta lämpliga avtalsmässiga, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att personuppgifter endast behandlas i den utsträckning det är nödvändigt, i enlighet med denna integritetspolicy och i enlighet med tillämplig lag.

Överföring av dina personuppgifter till tredjeländer

Vi behandlar i allmänhet dina personuppgifter inom EU/EES. Om personuppgifter överförs utanför EU/EES ska sådana överföringar ske i enlighet med tillämpliga dataskyddslagar och den mottagande aktören, om den är belägen i ett land utanför EU/EES, måste ha tillräckligt dataskydd och tillräckliga skyddsåtgärder på plats. Överföringen sker baserat på den rättsliga grund som beskrivs i avsnittet ”Varför samlar Forterros företag in och använder dina personuppgifter?” ovan.

Vilka säkerhetsåtgärder vidtar vi för att skydda dina personuppgifter? 

I enlighet med GDPR har vi rimliga rutiner för att förhindra obehörig åtkomst till och missbruk av personuppgifter.

Vi använder lämpliga affärssystem och rutiner för att skydda de personuppgifter du lämnar till oss. Vi har även säkerhetsrutiner samt tekniska och fysiska begränsningar för åtkomst till och användning av personuppgifter på våra servrar. Endast behörig personal får tillgång till personuppgifter under arbetets gång.

Hur kan du kontrollera de personuppgifter du har lämnat till oss? 

Vi tar ansvaret för dina personuppgifter på största allvar. Du har rätt att granska de personuppgifter vi sparar om dig. Du kan begära en översikt över dina personuppgifter genom att maila oss på privacy@forterro.com. Skriv ”Begär personuppgifter” i ämnesraden till ditt e-postmeddelande för att påskynda processen något. 

Du kan också kontakta oss om du anser att de personuppgifter vi har för dig är felaktiga, om du anser att vi inte längre har rätt att använda dina personuppgifter eller om du har några andra frågor om hur din personliga information används eller om denna integritetspolicy. Du kan också be oss ta bort eller radera all eller delar av informationen om dig, i enlighet med GDPR och lokala lagar. Begränsning eller radering av dina personuppgifter kan leda till att Forterro inte kan fullgöra sina åtaganden gentemot dig eller ditt företag. 

Vid någon av dessa situationer eller om du har frågor om hur dina personuppgifter behandlas ber vi dig att maila oss för att kontakta vårt dataskyddsombud privacy@forterro.com.

Cookies

För att ändra eller återkalla ditt samtycke, klicka på knappen nedan:

ÄNDRA SEKRETESSINSTÄLLNINGAR

ÄNDRA SEKRETESSINSTÄLLNINGAR